暨南大学关于印发《暨南大学留学生数据报送工作手则》的通知(暨通〔2014〕12号)

学校各相关单位：为落实《教育部办公厅关于试行普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册的通知》(教外厅〔2007〕5号)、《关于高等教育学籍学历信息管理平台启用数字证书的通知》(教学司函〔2010〕62号)、《教育部办公厅关于进一步做好外国留学生学历证书管理和电子注册工作的通知》(教外厅〔2011〕3号)和《关于做好普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》(教学司〔2011〕6号)等文件精神，切实、高效、有序地完成我校的留学生数据上报工作，学校现制定《暨南大学留学生数据报送工作手则》，请相关部门认真执行。请各部门各司其责，每年按时上报相关数据，共同做好学校的数据报送工作。
 
                                                                                                                                                 暨南 大 学
                                         2014年7月8日
 
 
暨南大学留学生数据报送工作手则
 
一、两个留学生系统数据库
学校每年要将留学生（即持有外国护照的学生）数据录入以下两个留学生系统：
(一)来华留学生学籍学历管理平台。由教育部国际合作与交流司来华处负责管理；数据对象为接受学历教育的留学生(以下简称学历生)。
(二)来华留学生管理系统。由国家留学基金来华事务部管理；数据对象为非学历教育留学生(以下简称非学历生)，比如语言生、预科生、短期生，乃至来校一天的留学生等。
二、两个留学生系统的数据格式
所有学历生都需要准备两套系统的表格，非学历生只需准备“来华留学生管理系统”的表格。
（一）来华留学生学籍学历管理平台。
1.新生入学（即“学籍注册标准表”，见附件1）。
(1)学籍注册标准表说明。
 

数据项	数据 类型	最大 长度	数据项说明	必填	数据填写说明
RXNF	文本	4	入学年份	是	yyyy格式，如2014
KSH	文本	18	学籍注册号	是	参考考生号及证书编号编码规则 （非常重要，由招生办编写）
XH	文本	15	学号	是
XM	文本	80	护照姓名	是	非常重要，将用于学生及用人单位查实 （非常重要，严格按照护照）
ZWXM	文本	40	中文姓名		据实填写
XB	文本	2	性别	是	选填：男、女
CSRQ	文本	8	出生日期	是	yyyymmdd格式 ，如19900510
SFZH	文本	18	护照号	是
MZ	文本	24	国籍	是	请填写国家名称，详见国家列表 （非常重要，严格按照“国家列表”）
YXDM	文本	5	院校代码		就读学校代码（10559）
YXMC	文本	40	院校名称		就读学校名称    （暨南大学）
ZYMC	文本	50	专业名称	是	就读的专业名称
CC	文本	10	层次	是	选填：本科、专科、硕士研究生、博士研究生
XZ	文本	3	学制	是	选填:2,2.5,3,3.5,4,4.5,5,5.5,6,6.5,7
RXRQ	文本	8	入学日期	是	yyyymmdd格式 ，如20140901
FY	文本	10	费用类别	是	选填：奖学金或自费
BH	文本	24	基金委登记编号		奖学金生必填

(2)学籍注册号编码规则见附件1。
2.毕业生毕业。
(1)学历注册标准表说明。

数据项	数据类型	最大长度	数据项说明	必填	数据填写说明
KSH	文本	18	学籍注册号	是	与学籍数据保持一致
XM	文本	80	护照姓名	是	与学籍数据保持一致
XH	文本	15	学号	是
ZWXM	文本	40	中文姓名		与学籍数据保持一致
XB	文本	2	性别	是	与学籍数据保持一致
CSRQ	文本	8	出生日期	是	与学籍数据保持一致
SFZH	文本	18	护照号	是	与学籍数据保持一致
MZ	文本	24	国籍	是	与学籍数据保持一致
YXDM	文本	5	院校代码		据实填写
YXMC	文本	40	院校名称		学历证书上的学校印章(暨南大学)
ZYMC	文本	50	专业名称	是	与学籍数据保持一致
XZ	文本	3	学制	是	与学籍数据保持一致
CC	文本	12	层次	是	与学籍数据保持一致
RXRQ	文本	8	入学日期	是	与学籍数据保持一致
BYRQ	文本	8	毕业日期	是	yyyymmdd格式，如20140630
BJYJL	文本	4	毕结业结论	是	选填：毕业或结业
ZSBH	文本	18	证书编号	是	参考考生号及证书编号编码规则
XZM	文本	40	校长名	是	学历证书上的校长签名

(2)ZSBH（证书编号）编码规则见附件1。
3.注意事项。
要同步报送每个毕业留学生的电子照片，照片格式与国内本科生上传照片格式相同。电子照片格式须与毕业证书照片格式相同，电子照片以学生的“毕业证书编号”命名。根据教育部高校学生司有关文件精神，学历证书电子注册内容缺少”KSH(学籍注册号)”或毕业生照片的，将不提供学信网的网上查询。
(二)来华留学生管理系统(见附件2)。
1.新生入学。

数据项	示例	是否必填	数据填写说明
ID	1	是	流水号
申请编号
学号	2012056	是
护照姓名	JOVI KALIM	是
中文姓名	JOVI KALIM	是
出生日期	1990-08-31	是
出生地点
所在院系	华文学院	是
来华学习专业	汉语言	是	严格按照国内生的标准目录填写
学习专业所属二级门类	中国语言 文学类	是	严格按照国内生的标准目录填写
国籍	印度尼西亚	是	严格按照“国家列表”
学生类别	语言生	是
停留期限	长期	是	除了学历生、语言生、预科生以外
性别	男	是
经费来源	个人自费	是
短期团组
经费办法	202	是
婚姻状况
CSC编号
护照号码	M22318734	是	非常重要，严格按照护照， 不能填123456
学生状态	报到	是
申请时间
录取时间
报到时间	2012-08-23	是
结毕业时间
离校时间
离校原因
预计离校时间
HSK成绩
所在院校	暨南大学	是
专业学习开始日期
专业学习结束日期
家庭地址
家庭电话
最后学历
职业
工作或学习单位
汉语补习学校
英文汉语补习学校
补习汉语开始日期
补习汉语结束日期
推荐单位和电话
在华事务担保人和电话
经济担保人或机构
宗教
母语
特长
指导教师
汉语能力
英语能力
其他语言
监护人
在华亲属
现住址及联系方式
报到院校英文名称
报到院校	暨南大学	是
英文授课语言
报到开始日期	2012-09-01	是
报到截止日期	2012-09-10	是
签证类别
备注
经费办法_全额奖学金
经费办法_部分奖学金_学费
经费办法_部分奖学金_住宿费
经费办法_部分奖学金_医疗费
经费办法_部分奖学金_教材费
经费办法_其他
交费类别
交费情况
总费用交完
班级
重点学生类别
家属信息
履历
授课语言	汉语	是	非常重要，全英授课才是“英语”，其他为“汉语”
201/202表编号
派遣国家
派遣途径

2.毕业生毕业。采用来华留学生管理系统格式，需另加一列“毕业”。
3.短期团组录入格式。
学历生、语言生、预科生以外的留学生，如果没有明细信息，可以按照短期团组的形式录入系统，格式如下：

数据项	示例	数据填写说明
团组名称	20140606国际学院01
来校日期	2042014 2022014-06-06
院系	国际学院
专业	临床医院
离校日期	2014-09-06
国籍	印度尼西亚	如果在一个短期团组里面，有来自不同国家的人，可以相应增加国籍和人数
人数	5
国籍	美国
人数	3

团组名称的命名规则为：入学年月日+学院+学院自定义流水号。
4.注意事项。
(1)“来华学习专业”和“学习专业所属二级门类”须严格对应，请按照国内生的标准目录填写。
(2)包括学历生和非学历生，短期生等在内的所有形式的学生均须上报。
 
三、各相关单位分工

部门	学生范围	数据	系统	上报的内容	上报数据节点
教务处	本 科 生	新生、毕业生、学籍异动的学生	来华留学生学籍学历管理平台、来华留学生管理系统	当年的新生、当年的毕业生、补报的往年新生、补报的往年毕业生、学籍异动的所有学生	每年的9月30日
研究生院	研 究 生	新生、毕业生、学籍异动的学生	来华留学生学籍学历管理平台、来华留学生管理系统	当年的新生、当年的毕业生、补报的往年新生、补报的往年毕业生、学籍异动的所有学生	每年的9月30日
华文学院	语言生和预科生	新生、结业生、学籍异动的学生	来华留学生管理系统	当年的新生、当年的结业生、补报的往年新生、补报的往年结业生、学籍异动的所有学生	每年的9月30日
国际学院	短 期 生	新生、结业生、学籍异动的学生	来华留学生 管理系统	当年的新生、当年的结业生、补报的往年新生、补报的往年结业生、学籍异动的所有学生	每年的9月30日
管理学院	短 期 生	新生、结业生、学籍异动的学生	来华留学生 管理系统	当年的新生、当年的结业生、补报的往年新生、补报的往年结业生、学籍异动的所有学生	每年的9月30日
教育学院	短 期 生	新生、结业生、学籍异动的学生	来华留学生管理系统	当年的新生、当年的结业生、补报的往年新生、补报的往年结业生、学籍异动的所有学生	每年的9月30日
校内其他有数据的学院及部处	短 期 生	新生、结业生、学籍异动的学生	来华留学生管理系统	当年的新生、当年的结业生、补报的往年新生、补报的往年结业生、学籍异动的所有学生	每年的9月30日

(注：学籍异动包括转学、休学、退学、转专业以及学生信息勘误等。）
每年的9月30日，各部门需按分工将上述数据的纸质版(须领导签字盖章)和电子光盘版提交信息管理办公室。

 附件1：来华留学生学籍学历管理平台表格.xls （http://portal.jnu.edu.cn/publish/uploadFile/1/eWebEditor/20140709035835580.xls ）
附件2：来华留学生管理系统格式.xls （http://portal.jnu.edu.cn/publish/uploadFile/1/eWebEditor/20140709035846635.xls ）
作者：陈丹