关于做好2015届毕业生档案材料收集及归档工作的通知

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关于做好2015届毕业生档案材料收集及归档工作的通知
校内各教学单位：
2015届毕业生即将毕业离校，档案馆拟于7月下旬统一寄发毕业生档案，为规范归档工作流程，提高归档工作效率和质量，保证毕业生档案材料的齐全完整和及时寄发，请各教学单位切实做好以下几项工作：
一、           报送毕业生档案负责人名单
各教学单位安排专人负责本单位毕业生档案材料的收集、归档工作。为加强沟通与联系，请将本单位毕业生档案负责人名单于6月12日前报送给暨南大学档案馆联系人（附件1）。
二、           毕业生档案收集、整理
各教学单位学生档案负责人按毕业生人数于6月19日前到档案馆领取毕业生档案袋（附件2）。各单位根据归档要求收集齐全毕业生档案（毕业生档案袋封面包含归档所需毕业生档案材料），并将每个毕业生应归档材料合并一起装入毕业生档案袋。毕业生档案袋请按要求填写学院、专业、姓名、学号等相关信息，已装袋材料在档案袋相应项目打勾。装袋时请注意认真核对学生信息，防止错装。
三、           毕业生档案移交
各教学单位于6月29日—7月16日移交本单位的毕业生档案材料（毕业生档案袋按照“学历层次→年级→专业→学号（从小到大）”顺序排列，档案馆保管的学生档案已按上述顺序排序）。移交前请与档案馆联系人预约归档具体时间。移交时请负责人以学院为单位，根据毕业生数量带学生到档案馆将毕业生档案材料与原档案馆保管的档案材料汇总，汇总时必须再次认真核对学生信息是否一致，如出现归错装错，导致学生档案无法准确寄发，档案馆将列明并发文通报。
四、           毕业生档案寄发查询
档案馆暂定7月25日统一寄发毕业生档案，请各教学单位通知毕业生自行上档案馆网站查询档案寄发情况。网址：http://portal.jnu.edu.cn/portal/group/dag（点击档案馆网页右上角“档案查询”栏下的“查询暨南大学学生人事档案”即可进入毕业生档案去向查询界面）或致电11183查询。
毕业生档案材料的完整性和准确性关系到学生毕业后的就业、保险、养老、出国等一系列重大问题；请各教学单位本着认真负责的态度，高度重视毕业生档案材料的收集、归档，共同做好该项工作，暨南大学2015届毕业生档案寄发流程见附件3。
档案馆联系人：肖老师 85221799   原老师：85220017
地址：蔡冠深博物馆301室（肖老师）或403室（原老师）
 电子邮箱：ODANGAN@JNU.EDU.CN
 
 
            暨南大学研究生院
                 暨南大学学生处
                          暨南大学学生就业指导中心
                 暨南大学档案馆
 
                            二○一五年六月一日
 
 
 
 
 
 
附件1：暨南大学毕业生档案负责人登记表
单位名称：                                                             日期：     年    月   日

负责人姓名	办公电话	手机号码	毕业本科生人数	毕业研究生人数	备注

 
 
附件2：暨南大学毕业生档案袋

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附件3：暨南大学毕业生档案收集、整理、寄发流程

 
作者：林文兴